Prawo pracy a praca zdalna: jakie zmiany wprowadziła nowa rzeczywistość zdalnej pracy?

Kancelaria Adwokacka – prawo pracy Legnica, adwokat Maciej Michalski tel.:603 121 704 – porady prawne, kodeks pracy Legnica. Kancelaria Adwokacka w Polkowicach tel.: 505 632 888 – pomoc prawna, Polkowice.

Rozwój technologii sprawił, że praca zdalna stała się bardzo popularna. Niewątpliwie przyczyniła się też do tego pandemia COVID-19. Regulacje prawne dotyczące pracy zdalnej okazały się niewystarczające. Dlatego też ustawodawca postanowił wszystko uporządkować oraz doprecyzować. W efekcie powstała ustawa z dnia 1 grudnia 2022 roku o zmianie ustawy – Kodeks pracy i niektórych innych ustaw. Do Kodeksu pracy został wprowadzony oddzielny rozdział omawiający i regulujący pracę zdalną. Nowe przepisy weszły w życie 7 kwietnia 2023 r.

Co to jest praca zdalna?

Na gruncie nowych przepisów praca zdalna to praca wykonywana całkowicie lub częściowo w miejscu wskazanym przez pracownika i każdorazowo uzgodnionym z pracodawcą, w tym pod miejscem zamieszkania, w szczególności z wykorzystaniem środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość.

Można więc pracę zdalną wykonywać w pełnym lub niepełnym wymiarze czasu pracy. Pracownik jest zobowiązany do wskazania miejsca, w którym będzie się ona odbywała. Miejsce pracy powinno być zaakceptowane przez pracodawcę. Praca zdalna może być wykonywana przy pomocy środków komunikacji elektronicznej lub z wykorzystaniem środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość.

Jak wprowadzić pracę zdalną?

Wykonywanie pracy zdalnej może być uzgodnione na 2 sposoby.

1. Bezpośrednio przy zawieraniu umowy o pracę, konieczne jest tu porozumienie pracownika i pracodawcy.
2. W trakcie trwania zatrudnienia. Znowelizowane przepisy przewidują kilka sposobów wprowadzenia pracy zdalnej.

Wniosek o pracę zdalną

Dopuszczenie pracownika do pracy zdalnej warunkuje posiadanie przez niego odpowiednich warunków lokalowych i technicznych. Konieczne jest również złożenie odpowiedniego wniosku. W przypadku zmiany lokalu pracownik niezwłocznie powinien o tym powiadomić pracodawcę.

Nowe przepisy dotyczące pracy zdalnej wyszczególniają całe grupy pracowników, których wniosek o pracę zdalną, co do zasady należy uwzględnić. Możemy wśród nich wymienić:

• kobiety w ciąży,
• pracowników sprawujących opiekę nad członkiem najbliższej rodziny lub domownikiem, posiadającym orzeczenie o niepełnosprawności,
• pracowników wychowujących dziecko do ukończenia przez nie 4. roku życia,
• część pracowników, którzy na podstawie dotychczasowych przepisów uprawnieni byli do złożenia u pracodawcy wiążącego wniosku o wykonywanie pracy w indywidualnym, przerywanym lub ruchomym systemie czasu pracy.

Rodzaje prac z zakazem pracy zdalnej

Nie każdy rodzaj pracy może być wykonywany bezpiecznie poza zakładem pracy. Ustawodawca wyłączył możliwość wykonywania pracy zdalnej w określonych rodzajach pracy. Zaliczamy do nich:

• prace szczególnie niebezpieczne,
• prace z czynnikami chemicznymi stwarzającymi zagrożenie,
• prace, w wyniku których następuje przekroczenie dopuszczalnych norm czynników fizycznych określonych dla pomieszczeń mieszkalnych,
• prace powodujące intensywne brudzenie,
• prace związane ze stosowaniem lub wydzielaniem się szkodliwych czynników biologicznych, substancji radioaktywnych oraz innych substancji lub mieszanin wydzielających uciążliwe zapachy.

Praca zdalna na polecenie pracodawcy

Nowe regulacje prawne stwarzają możliwość pracy zdalnej na polecenie pracodawcy.

1. W okresie obowiązywania stanu nadzwyczajnego, stanu zagrożenia epidemicznego lub stanu epidemii oraz w okresie 3 miesięcy po ich odwołaniu.
2. W okresie, w którym zapewnienie przez pracodawcę bezpiecznych i higienicznych warunków pracy w dotychczasowym miejscu pracy pracownika nie będzie czasowo możliwe z powodu działania siły wyższej – jeżeli pracownik złoży bezpośrednio przed wydaniem polecenia oświadczenie w postaci papierowej lub elektronicznej, że posiada warunki lokalowe i techniczne do wykonywania pracy zdalnej.

Pracodawca może w dowolnym czasie cofnąć polecenie pracy zdalnej. Konieczne jest jednak co najmniej 2-dniowe wyprzedzenie.

Praca zdalna – obowiązki pracodawcy

Nowe regulacje prawne narzucają pracodawcy obowiązek:

• zapewnienia pracownikowi wykonującemu pracę zdalną materiały i narzędzia pracy, w tym urządzenia techniczne, niezbędne do wykonywania pracy zdalnej,
• zapewnienia pracownikowi wykonującemu pracę zdalną instalację, serwis, konserwację narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej lub pokryć niezbędne koszty związane z instalacją, serwisem, eksploatacją i konserwacją narzędzi pracy, a także pokryć koszty energii elektrycznej oraz usług telekomunikacyjnych niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej,
• pokrycia innych kosztów bezpośrednio związanych z wykonywaniem pracy zdalnej, jeżeli zwrot takich kosztów został określony w porozumieniu, regulaminie albo poleceniu,
• zapewnić pracownikowi wykonującemu pracę zdalną szkolenia i pomoc techniczną niezbędne do wykonywania tej pracy.

Pracownik i pracodawca ustalają zasady i sposób wykorzystania materiałów i narzędzi, których nie zapewnia pracodawca. Pracownikowi przysługuje wówczas ryczałt lub ekwiwalent pieniężny za poniesione koszty.

Praca zdalna – bezpieczeństwo i higiena pracy

W miejscu pracy zdalnej pracodawca jest uprawniony do przeprowadzania kontroli pracownika w zakresie bezpieczeństwa pracy, ochrony informacji oraz przepisów BHP. Kontrola powinna być przeprowadzona w godzinach pracy zdalnej pracownika oraz nie może naruszać jego i innych osób prywatności. Nie może też utrudniać korzystania z pomieszczeń domowych.

Podsumowanie

Regulacje dotyczące pracy zdalnej weszły w życie 7 kwietnia 2023 r. Wychodzą one naprzeciw oczekiwaniom zarówno pracodawców, jak i pracowników.
Jeśli chcesz wdrożyć pracę zdalną w swoim przedsiębiorstwie, to zapraszamy do kontaktu. Nasza Kancelaria pomoże i udzieli wszelkich informacji prawnych dotyczących zasad i regulacji pracy zdalnej.